Tertib Administrasi, Bawaslu Pariaman Pilah Arsip yang Akan Dimusnahkan sesuai Ketentuan

Pariaman, Bawaslu Kota Pariaman - Dalam upaya menertibkan pengelolaan kearsipan dan mengimplementasikan ketentuan Peraturan Bawaslu Nomor 14 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip, Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kota Pariaman melaksanakan kegiatan pemilahan arsip dinamis yang telah melewati masa retensinya untuk dipersiapkan dimusnahkan. Kegiatan ini melibatkan seluruh jajaran staf sekretariat di Bawaslu pada jumat, 08/01/26.

Pemilahan dilakukan dengan menelusuri jenis, tahun, dan nilai guna setiap arsip yang tersimpan, kemudian mencocokkan data arsip tersebut dengan jadwal retensi yang diatur dalam Perbawaslu No. 14/2020. Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan masa simpan wajibnya telah habis diidentifikasi sebagai arsip inaktif yang layak diusulkan untuk dimusnahkan.

Menurut staf yang membidangi kearsipan, Issaura menyampaikan bahwa pengelolaan arsip harus profesional dan akuntabel dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

“Pemilahan arsip dilakukan untuk memastikan bahwa hanya arsip yang telah sesuai dengan ketentuan jadwal retensi yang diajukan pemusnahannya, sementara arsip yang masih memiliki nilai administratif, hukum, maupun historis tetap disimpan atau diajukan penilaian kembali,” ujarnya.

Seluruh arsip yang lulus pemilahan kemudian dicatat dalam Daftar pengusulan arsip yang akan dimusnahkan yang mencantumkan keterangan jenis arsip, nomor, dan tahun pembuatan sebagai dasar administratif sebelum dimusnahkan. Selanjutnya disampaikan kepada otoritas yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan pemusnahan sesuai prosedur kearsipan yang berlaku. 

Kegiatan pemilahan ini diharapkan dapat mencegah penumpukan arsip tak terpakai, meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan, dan memperkuat akuntabilitas internal Bawaslu Kota Pariaman dalam pengelolaan dokumen. Seluruh proses dilakukan mengacu pada standar pengelolaan arsip sebagaimana diatur dalam Perbawaslu tentang Jadwal Retensi Arsip