Bawaslu Pariaman Gelar Rapat Internal terkait Penilaian Arsip Usul Musnah

Pariaman, Bawaslu Kota Pariaman - Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kota Pariaman menggelar rapat internal terkait penilaian arsip yang akan diusulkan untuk dimusnahkan yang bertempat di Kantor Bawaslu Kota Pariaman, pada senin, 26/01/26.

Rapat ini dilaksanakan sebagai bagian dari upaya untuk menilai dan tertib administrasi dalam pengelolaan arsip yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Selain itu untuk menginventarisis arsip-arsip yang layak untuk dimusnahkan.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2020 Tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA), maka Bawaslu Kota Pariaman melakukan inventarisir usul musnah arsip dari tahun 2017-2019. Kegiatan ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendata arsip-arsip yang telah habis masa retensinya serta tidak memiliki nilai guna lagi baik dari aspek administrative, hokum maupun historis. Proses inventarisir meliputi pemeriksaan fisik arsip, pencocokan daftar arsip aktif dan in aktif serta penyusunan daftar arsip usul musnah.

Rapat diikuti oleh pimpinan Bawaslu Kota Pariaman bersama jajaran sekretariat yang dilakukan melalui tatp muka dan turut hadir Koordinator Sekretariat secara daring. Dalam rapat membahas proses penilaian arsip secara menyeluruh, khususnya terhadap arsip-arsip yang telah melewati masa retensi dan dinilai tidak lagi memiliki nilai guna administratif, hukum, maupun historis.

Ketua Bawaslu Kota Pariaman menegaskan untuk tetap melakukan koordinasi dengan Bawaslu Provinsi SUmatera Barat dalam penilaian arsip ini.

"Terkait pemusnahan arsip ini staf yang membidangi arsip Bawaslu Kota Pariaman agar dapat berkoordinasi kembali dengan Bawaslu Provinsi Sumatera Barat terkait usul musnah yang sudah dilakukan inventarisir sebelumnya. Sebagai lembaga negara yang wajib menerapkan tata kelola arsip secara tertib dan akuntabel, Bawaslu Kota perlu berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam mengendalikan daur hidup arsip, termasuk dalam menentukan arsip yang masih disimpan, dipindahkan, dinilai kembali, diserahkan, atau dimusnahkan. Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan terhadap arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna lanjutan, serta dilaksanakan melalui prosedur yang sah dan terdokumentasi", ujar Riswan.

Diharapakan melalui kegiatan ini, pengelolaan arsip dilingkungan Bawaslu Kota Pariaman semakin professional sehingga mendukung transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemilu. Staf arsiparis harus dapat memahami seperti apa jenis pemusnah arsip yang masuk daftar usul musnah itu dibakar atau bahkan bisa dijual bekas.